あなたの会社では立替経費の精算コストがどれだけかかるかご存知ですか?
(ⅰ)経理社員の人件費(給料・賞与・社会保険)を時給に換算する
480万円(年間)÷12ヶ月÷154時間=2,597円(時給)
(ⅱ)100円のボールペン代の精算を5分かけて行った場合
(現金支払・出納帳への記帳・領収書整理など)
2,597円(時給)÷60分×5分=216円
※ ボールペンにかかるコスト 100円+216円=316円
なんと、100円のボールペンを買ったはずが、経費精算をすると約3倍の316円になってしまっています。
(ⅲ)小口経費精算を1日30分行った場合の年間コスト
0.5時間×22日×2,597円(時給)×12ヶ月=
342,804円(年間)
A、経費精算は仕事の邪魔
仕事で交通費などを使った人は、自分の都合のいい時に、経理に経費精算を依頼しにきます。経理は、今までやっていた仕事を中断して、例えそれが数百円の経費精算であろうとも対応してあげます。
「会社のために個人的に立て替えてくれたのだから、会社に支払う義務がある」、「給料日前だから、おカネに困っていたら大変」などと考えて、会社にとっては緊急でも重要でもない仕事を最優先してあげているのです。
B、1ヵ月分まとめても1万円未満
各社員の1ヵ月分の立替経費を集計してみたところ、全体の9割以上の社員が1万円未満であることがわかりました。実は、1ヵ月まとめても、たいした金額ではないのです。
C、残業代を毎日もらう人はいない
社員が立て替えていると考えれば、給料や残業代も同じです。直接の支出はありませんが、労働を提供し、後払いになっています。残業代のほうが金額が大きいのに、社員で毎日残業代を請求する人はいません。
それは、1ヵ月分をまとめて支払うルールになっているからです。ですから、同様に、立替経費の精算も月に1回するように、ルールを決めてしまえばいいのです。
D、小口現金廃止による効果
・能率アップ…集中して仕事ができる、現金出納帳をつける手間がなくなる
・ストレス解消…現金残やつり銭の違いから解放される
・不正防止…着服などのリスクがなくなる
(by GOTOKU-Style)