IT を活用した業務の効率化②

前回はここ最近のシステム導入のポイントの傾向や失敗事例、

導入時に直面する問題点についてお話いたしました。

今回は弊社でグループウェア（サイボウズ）を導入した時のお話を事例としてお伝えします。

【サイボウズを導入するきっかけ】

シンプルで使いやすく簡単に情報共有できることが導入する一番のきっかけでした。
メール機能はもちろん、社内の特定の人間だけで情報共有ができる社内メール機能、各人のスケジュールと連動して会議室や社内備品の利用登録など日常業務の中で必要な機能が手頃な価格で利用できます。

【急ぎのメールも自宅でチェック可】

会社のパソコンにメールを保存している場合、お客様先から直接帰社してしまうと急ぎのメールなど閲覧できませんが、サイボウズはWeb メールなので自宅でも外出先でもインターネットさえつながれば、どこでもメールを確認することができます。

【担当者への伝言はメールで！】

サイボウズを導入する前は、外出している社員や離席している社員に対して

留守番電話のメッセージ機能を使っていました。

これでは、外出先でメッセージを確認する担当者は周りの雑音や録音メッセージの保存状態によって

正しく伝言を受け取ることができませんでした。

しかし、サイボウズには「電話メモ」という機能があり、担当者が予め、

メモの転送先を自分の携帯電話に設定しておけば、携帯メールを受信する感覚でビジネスの伝言を受信し、

電話番号などにカーソルを合わせればそのまま電話することも出来ます。

【インターネットのお気に入りはリンク集で！】

サイボウズには「リンク集」という任意のホームページへのリンクを

自分のサイボウズトップページに作成する機能があります。

URL 情報とあわせてパスワード情報などを保存できる「メモ」欄もありますので非常に便利です。

（ネット上にお気に入りが残る為、PC が壊れても大丈夫です）

IT コンサル課では様々な相談を受け付けております。