グループウェアを活用しよう②

【スケジュール管理】

　グループウェアで一番よく使われるのがスケジュール管理です。ミーティング予定や出張予定を入れておけば自分の備忘記録になります。リマインダー機能があり、予定が近づくとメールやアラーム表示で通知してもらえます。また自分が活用するだけでなく、ほかの部署の社員がスケジュール表を見れば、今日は出張中で在席していないことを自分のパソコンから確認できます。顧客から営業マンに電話がかかって来た時、在席していないと総務がホワイトボードの予定を見に走りますが、自分の席からスケジュールを確認でき即答できるのです。

　よく営業マンがやるのが、上司のスケジュールで空いている日程を探し営業同行の予定を入れる使い方です。もちろん上司のスケジュールに勝手に予定を入れるのではなく、上司に確認してから予定を入れます。スケジュール管理は、みんなでシステム手帳の予定表を見せ合って共有したものと考えればいいでしょう。人のスケジュールだけではなく、ミーティングルームや営業車のスケジュール管理も行なえます。施設予約と呼んで別機能にしているグループウェアもあります。