業務アプリケーションを活用しよう！

　様々な業務系アプリケーションが販売されております。このようなアプリケーションソフトを活用することで、業務の効率化や情報共有・コスト削減が図れます。今回は、業務系アプリケーションの概要を紹介したいと思います。

☆グループウェア☆

　ここ数年に価格が低下し、普及に拍車がかかっているのがグループウェアです。

　社内全体の意思疎通と情報共有を支援するツールとして、予定表、所在確認、電子メール、掲示板、会議室、プロジェクト管理、設備予約、アドレス帳などの機能を備えているのが一般的です。

　最近はWebブラウザから利用できるタイプが主流です。これは、各自のパソコンにクライアントソフトをインストールしなくてよい手軽さが評価された結果だと思われます。

☆文書管理ソフト☆

　オフィスでは、多種多様な電子文書が毎日つくり出されています。これらのうち、個々の社員が作成する日常業務の文書は、各自のパソコンに保存されたまま利用されることが多いでしょう。しかし、このような運用形態では情報を共有することができませんし、ネットワーク経由での文書の流出など、セキュリティ面でも問題があります。

　そこで、社内で作成される電子文書をサーバで集中的に管理するシステムを採用する企業が増えています。一か所に集中保管することで散逸を防ぎ、権限管理により流出を防止します。

　文書管理ソフトには、廃止文書の管理、作成中の文書のバージョンの管理、電子署名機能などを備えるものもあります。

☆OCRソフト☆

　紙文書を単にイメージで保存するだけなら、スキャナで読み込んで画像として保存すれば済みます。しかし、文書を加工したり、目的の情報を検索したいという場合は、文書がテキストデータで構成されていなくてはなりません。そこで、画像としてスキャナで読み込んだデータから文字を抽出し、テキストデータに変換するのがOCR（光学式文字読み取り）ソフトです。

　その原理から、完璧な変換を期待することはできませんが、実用的に十分なレベルでテキストデータに変換してくれます。最近はスキャナに付属して、ほぼ自動的にテキストデータに変換してくれるものもあります。　　　　　　（引用文献：企業実務2007.3）