外国人雇用と「理由書」

「理由書」とは？

　留学生を採用する際、外国籍従業員を雇い入れた際など、外国人雇用に当たり「雇用理由書」の作成を求められたことはありませんか？

　外国籍の方が日本で就労するためには、これから行う職務内容に合わせた在留資格の取得（変更）手続きが必要です。この手続きの際、提出書類として頻繁に求められるのが雇用理由書などの「理由書」です。 

必須書類ではないけれど

　法律上、「理由書」という用語は存在しません。手続き上必ず必要な書類というわけでもなく、決まった書式もありません。しかし、在留資格に関する審査は書面上で行われる性質上、法定された書類だけでは「なぜその外国人を雇用するのか」「雇用することによって企業にどのような利益をもたらすか」など、日本に在留する許可を出す十分な理由があるという立証が困難な場合があります。

　この点を補足するのが「理由書」であり、必須書類ではないながらこの補足説明は審査に大きく影響します。

理由書作成のポイント

　先にも述べたように、理由書は決まった書式がありませんので、記載の仕方は各企業それぞれですが、今回は特に留学生を採用し、在留資格「留学」から就労系在留資格に変更する際の「雇用理由書」の書き方に焦点を当てご紹介します。個々の事例によっても異なりますが、下記のような事項は理由書を作成する上で重要なポイントを占めます。

≪留学生「雇用理由書」作成のポイント≫

①採用の理由、経緯

②留学生の学歴、経験、実績等と従事する職務内容との関連性

③従事する職務の重要性、高度性

④十分な業務量と事業の安定性、継続性

⑤留学生の品格人柄の評価

　上記のポイントを具体的に裏付ける資料があれば、合わせて提出するのも非常に有効的です。採用計画の失敗は、事業にとって甚大な影響を及ぼしかねません。在留資格に関する手続きでは、企業側の申請に対する協力姿勢が大変重要になります。