イベント前には要確認！
セールやイベントなどが多いこの季節。年末年始は普段の業務内容とは少し違う、特別な企画をお客様のためにご用意する、という企業様も少なくないのではないでしょうか。企画の内容によっては、臨時の行政手続きが必要となる場合もあります。たとえ単日の臨時的企画であっても、しっかりとした行政手続きを踏んでいるかいないかで、ちょっとした企業の信用にも影響します。今日はイベントなどで必要になる、臨時行政手続きの例をご紹介します。
(１)食品を扱うイベント企画
イベントの中で食品を提供する場合、一時的であっても保健所への届出を行う必要があります。食中毒等の被害を防止するため、保健所が食品の取り扱いについて主催者に対し、適切な助言を行うためです。イベントの数日～１週間前程度に届出をすれば足りることが多いですが、保健所により食品取扱い担当者に検便を実施するよう求められることもありますので、予め管轄の保健所へ相談しましょう。
(２)道路を使用するイベント企画
道路は本来、人や車が通行する目的で作られたものですので、イベントなど本来の目的外で利用するためには警察署に道路使用許可を求めることが必要です。道路交通への影響が大きいため、企画には十分余裕を持ちましょう。尚、イベントそのものでは道路を使用しない場合であっても、イベント告知として路上でビラ配りなどを行う際にも道路使用許可が必要となります。
(３)火災予防条例に関わるイベント企画
火気を使用する場合のみに限らず、本来の目的以外で建物を使用する場合にも、予め消防署へ催物開催の届出が必要となることがあります。たとえば、映画館は元々不特定多数の観覧者が訪れることを想定していますが、集会所の大会議室など、本来は違う目的で使用されている建物施設において、映像の上映会をするため不特定多数を集客するような場合などは、避難誘導体制に不備が生じる可能性もあります。こうした万が一の事態に備え、消防署への事前の届出が求められているのです。
行政手続きは、各管轄の担当役所により見解が様々です。イベントを行う際には、たとえ他地域で同様の企画内容を行ったことがあっても、必ず各管轄の役所に問い合わせるようにしましょう。
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