実用的“５Ｗ２Ｈ”

　社員に指示した仕事が自分の思い通りに進んでいない、といった経験はありませんか。その結果“仕事の手戻り”が起こり、もし、その仕事が大変重要なことだったりすると

・    修正作業で無駄な人件費がかかる。

・    納期遅れで顧客に大きな迷惑がかかり、信用が失墜する。

・    商売の遅れで機会損失が発生する。

・    競合他社に売上げ・利益をもって行かれる。

等々思わしくない結果が生じます。

　その責任は指示した側にあるのでしょうか。指示された側にあるのでしょうか。

実は、その責任の大半は指示したあなたの方にあるのです。

物事を指示する原則

　物事を的確に指示する場合は、“５Ｗ２Ｈ”が相手に伝わるように指示しなければなりません。

つまり、

・    何故：ＷＨＹ

・    何を：ＷＨＡＴ

・    誰に（誰を）：ＷＨＯ

・    何時：ＷＨＥＮ

・    どこで：ＷＨＥＲＥ

・    どのように：ＨＯＷ

・    いくらで：ＨＯＷ　ＭＵＣＨ

このような事柄を指示する場合、相手に合わせて内容の具体性を変えなければなりません。テーマを示し、「“５Ｗ２Ｈ”を満たすように書いて欲しい。」と言うだけでやってくれる相手と、相当具体的に示さないとできない相手がいるからです。

経営者・管理者の留意点

部下に対する指示は仕上がりレベルで合格点を与えられるように、次の点に留意すると良いでしょう。

・    だれがどの程度の指示で仕事をこなす能力があるのか、部下の能力レベルをつかんでおき、それに合った指示を行う。

・    「催事の案内状」「会議開催連絡」等々の出来上がり文書を “５Ｗ２Ｈ”の要素が明記されているかどうかチェックする。