業務に潜む危険にご用心

 １．なぜ、見える化をするのか？

業務プロセスを可視化する目的は、今の仕事の流れの見直しや会社内で取り扱う情報伝達ルートの見直しなど、業務を改善するためです。業務改善活動を行う上では、自社の取引実態など業務ルールを正確に理解した上で、どのような見直しをすべきかを判断することが重要となります。そのためにも、仕事の流れ、情報の流れを明確に把握することができる業務フローチャートを中心とした業務プロセスの可視化は非常に有効な手段となります。

 ２．業務改善を行う目的とは？

そもそも業務改善を行う目的は、企業価値を高め、利益を創出することです。可視化された業務プロセスは、その検討基盤となります。つまり、サービスレベルを高めるということは、売上増につながりますし、付加価値を生まない仕事をなくすことはコスト減につながります。今ある会社の強みを継続的に維持し、かつ発展させるためにも、個人が所有する効率的な手順やノウハウを、維持管理し継承していくことが重要です。

今回は、特に業務処理プロセスに潜む危険とそれらをどのように管理すべきか？という視点で見てみます。

（業務処理プロセスの可視化による業務改善の例）

上記は、発注から入庫、仕入計上までの業務処理プロセスを要約したものですが、たったこれだけの処理でも、「架空の発注が行われる」「データ入力を誤る」など、非常に多くの危険が潜んでいることが分かります。これらをすべて洗い出すのは至難の業です。

 ITや社内ルールを整備、活用してこれらの危険に備えませんか？