7.会計ソフト・ITブログ

ワークフローシステムの有効活用

ワークフローシステムとは、電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた作業手順（決裁ルート）に従い、集配信する（デリバリーする）、決裁処理を行うシステムです。稟議・報告書・届出申請の承認手続きを電子化して、スピード向上、業務効率化、内部統制強化を図ります。近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザを使用したシステムが主流になっています。

クライアントＰＣはウェブブラウザを使用する為、初期投資が低く抑えられます。

【導入効果】
・決裁までの時間短縮。
・ペーパーレス化による意思決定の迅速化。
・記入、計算、集計、コピー、回送等の作業時間の短縮による事務作業の効率化・正確化。
・業務プロセスの標準化や決裁履歴の保存による内部統制の強化
などがあげられます。

【主な機能】
・決裁ルート：通常経路、条件分岐、代行依頼、後閲、合議等々
・決裁ルート自動生成：設定された項目により入力値から判断して承認ルートを自動で作成する。
・決裁種別：申請、審議、決裁、回覧、同報など。

TOMAのITコンサル課では、企業事にベストなITの提案を致します。

お気軽にお問い合わせください。

Excel依存からの脱却～最適なシステムを導入する為には～

マイクロソフト社の表計算ソフト「Excel」は今日のビジネスにおいて、必要不可欠な存在と言えます。
汎用性・柔軟性が高く、誰でも使えて低コスト…etc 　Excelがなぜこんなにも重用されているか、理由を挙げていけば枚挙に暇がないほど優れたソフトだと思います。

 

その一方で、優れているがゆえにExcelに依存しすぎてしまい、弊害が生じている企業が多く、特に中小企業においてはその傾向が顕著に見受けられます。

では、Excelに依存する事で生じる弊害とはどういった事が考えられるでしょうか？

主に以下のような事が考えられます。
・データ管理が属人的
例：部署や担当者毎に様式が異なり、集計作業等が煩雑になる
・複数名の利用に不向き
例：共有ファイルを誰かが更新作業している時は、その作業が終わるまで編集できない
・  業務スピードが遅くなる
例：転記作業、入力漏れ、人為的ミスなどにより必要な情報が完成するまでに時間がかかる
Excelは確かに便利ですが、個人利用を想定して作られているソフトですので、会社全体の情報共有・データ管理等を行おうとすると上記に代表されるような弊害が考えられ、それは人数が増えていけばいくほど顕著になります。

Excel依存から脱却する為には、業務システムを有効活用する事が効果的ですが、システムと一口に言っても安価なパッケージ品から自社開発システムまで多岐に渡ります。
肝心な事は「システムありき」で導入するのではなく、現在の業務の流れを可視化して、システムにどのような機能を求めるか、また検討しているシステムでは「何が出来て」、「何が出来ない」かを事前に明確にする事です。

システム導入時は現在の業務を見直すまたとない好機となります。

Excel依存だけでなく、目に見えない業務課題を見つけ、それを解決できる自社にとって本当に価値のあるシステム導入を実現しましょう。

TOMAグループでは、最適なシステムの選定及び業務改善をお手伝いさせていただいております。

インターネットバンキングって本当に安全？

ネットバンキングは便利ですが、最近インターネット関連の犯罪や情報漏えいの問題が増えているので心配だという声をよく耳にします。

経理でネットバンキングを利用する場合は、次の事を守るようにしましょう。

 経理社員には必要な権限のみ付与し、送金ミスがないように振込限度額を登録しておきましょう。また、パスワードの管理や更新も定期的に行いましょう。

　こうする事でより安全に便利なネットバンキングを活用する事が出来ます。

 

 

２．電子納税を便利に活用！

パソコンで振込業務をするようになった会社でも、税金の納付だけは銀行の窓口に行っている会社は少なくありません。法人税や消費税の決算申告や中間納税の時はまだしも、毎月１０日の源泉税の納付のために、わざわざ銀行へ行くのは面倒です。

税金関係の手続きも、インターネットで簡単になりました。具体的には下記のようなサービスが提供されています。

 

これで銀行へは、融資の申し込みくらいしか行く用事はなくなります。

営業の管理方法 SFAの活用

営業マンの売上管理について、予算に対する売上実績の進捗状況は営業会議等で確認はしているが、管理しているのは売上実績という「結果」だけ、といった会社がまだまだ多いのではないでしょうか？
「営業マンは結果が全て」・・使い古された言葉ではありますが、営業の真理を端的に表している実に的確な言葉だと思います。
しかし、営業にとって全てである「結果」を継続的に出し続ける為には、「結果」以外を会社として管理する仕組みが...必要です。
それでは、「結果」だけの管理をしている場合、どのようなリスクが考えられるでしょうか？
代表的な例として主に以下のような事が考えられます。
・「案件の発生経緯」、「受注要因」等の必要な情報が共有されにくい
・売上見込の立て方が各営業マンによって異なり、見込と実績に相違が出やすく、会社として売上予想が立てづらい
・各営業マンの受注率や提案件数等が把握出来ず、行動管理が出来ない　等
それでは、結果以外の何を管理すればよいのでしょうか？
最低限、以下を管理する事で、上述したリスクを回避する事が可能となります。
①「営業プロセス」・・引合～受注に至るプロセスを可視化し、各プロセス時に確認すべき情報や注意点等を全社で共有する
②「案件管理」・・案件毎に①で可視化した各プロセスに沿って進捗を管理する事で根拠のある見込売上を立てる事が可能
③「行動管理」・・「誰に」「誰が」「いつ」「何を」したかを管理する

これらの管理を実現する為にはSFA(Sales Force Automation)と呼ばれるシステムの活用が有効的です。
今回は弊社で実際に導入しているSFAシステム「顧客深耕日報」の紹介を致します。

 

① 営業担当者は顧客へ訪問後、商談情報を入力　
② プロセス毎の案件管理や、担当者毎の提案件数、顧客毎の案件情報等のデータ集計・分析が可能になる

お気軽にお問い合わせください。
電話　03-6266-2528　　　ITｺﾝｻﾙ課　石川・橋本

ＩＴ経営のススメ ～業務改善の視点～

会計に絡む管理機能の全体像

一般に会社における全ての取引情報は、会計ソフトに集約され、会計帳簿としてアウトプットされます。
あなたの会社をイメージしながら、下記の図の各管理機能の点と点を結んでみて下さい。

 

手作業で集計している会社もあれば、販売管理システムが導入されており自動化されている会社もあるかもしれません。

パターン①　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　パターン②

 

結果はどうなったでしょうか？大きく上記のパターン①、②の様に別れたのではないかと思います。
パターン①の会社は仕訳伝票を起票して会計入力しており、担当者任せのいわゆる「職人芸」による管理が行われています。
パターン②の会社は販売管理システムやＥＲＰの導入により、自動化が進んでいるものと思われます。
この会社における経理の仕事は、仕訳入力ではなくチェック機能に集約されます。
ＩＴコンサル課では、将来を見据えながら且つ、自社のステージに見合った最適な業務改善のご提案を致します。

検索エンジンについて

【１．検索エンジンとは】
Web上で公開されている情報を収集し、検索機能として提供するシステム。または、そのようなシステムを提供しているサービスのことです。
代表的なサービスとしては、GoogleやYahoo!JAPANなどがあります。
2010年、Yahoo!JAPANがGoogleの検索システムを採用致しました。
2013年現在は、Yahoo!JAPAN検索エンジンの中身は、Google検索エンジンです。
Yahoo!JAPANの検索エンジン担当者は、このGoogle検索エンジンをベースにYahoo!JAPAN検索エンジンを開発しています。
土台がGoogle検索エンジン、そこにYahoo!JAPAN特有の加工等が加わり、Yahoo!JAPAN検索エンジンとして使われています。
そのため、Google検索エンジンとYahoo!JAPAN検索エンジンでの検索順位は全く同じとはなりません。
ベースはどちらもGoogle検索エンジンですので、Yahoo!JAPANの検索エンジン開発者がGoogleのアルゴリズムに独自のYahoo!JAPANのアルゴリズムを加えなければ、全く同じ順位になります。
アルゴリズムとは、検索順位等を決める一連のルールのことです。
このアルゴリズムは検索エンジン提供会社が独自に定めているもので、各社によって内容が異なります。
また、アルゴリズムの詳細な内容については各社ともに公表していません。

【２．YahooとGoogleの違い】
Yahoo!JAPANとGoogleの検索エンジン開発陣では開発方針や「志向」が違いますので、ベースは同じといえど違った検索結果になります。
Yahoo!JAPANとGoogleの検索エンジンの違いとしては、Yahoo!JAPAN検索エンジンは、短期志向ですので、設置被リンク等もGoogle以上にすんなりと効果が反映されたりします。
Google検索エンジンは、中長期志向ですので、新たに設置されたニュー被リンクはしばらく時間（半年後や1年後や1年半後 等）をおいてから評価したり、ニュー被リンクが設置された時点では逆に対策URLの評価を落としたりと色々やってきます。
短期で直ぐに評価反映とはならないのがGoogle検索エンジンの特徴です。
新規で被リンク対策を施すと、短期的には予想外の順位推移を見せるのがGoogle検索エンジンですので、短期的に逆方向に順位が動いても動じない事です。
２社の利用者層を調べると、Yahoo!JAPANは主婦や事務職の方が利用している確率が高く、Googleは大学生や経営者の方が利用している確率が高いようです。
あなたは、どちらの検索エンジンを利用していますか？

【数量限定】パソコン特価

数量限定のパソコン特価情報です 

 

 

全て在庫限りの特価商材となります
ご検討の際は在庫数をお問い合わせ下さい
設置作業・操作指導等のサービス料は含まれておりません。
ご希望の場合は、別途ご相談下さい。 

★会計ソフト・販売管理ソフト等、各種ソフトウェア導入のご相談承ります。
　弊社では、会計ソフトを始めとしたソフトウェアの導入支援を行っております。
　ご検討の際はお気軽にお問い合わせ下さい 　

電話：03-6266-2528 　メールアドレス：[email protected]

Windows XPのサポート終了！消費税率の引き上げ！ 対策は出来ていますか？

2014年4月

　「WindowsXP　マイクロソフト社のサポート終了」

　「消費税の引き上げ」

と言う2つの大きな問題が発生します。

WindowsXPについて、よくある相談と回答

　①　サポートが終了すると何が問題？　⇒　セキュリティリスクが高まります。
　②　セキュリティソフトを使用していれば大丈夫？　⇒　セキュリティソフトだけでは十分とはいえません。
　③　ネットに繋げなければ大丈夫？　⇒　ＵＳＢメモリ等の外部接続機器からも
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ウィルス感染する可能性があります。
　④　ＸＰから新しいＯＳのＰＣに入れ替える時、気をつけることは？
　　　　　⇒　周辺機器やソフトウェアが使用できなくなる場合があります。

消費税対策も忘れずに！

2014年4月はＸＰの問題だけでなく、消費税の引き上げも予定されており、既存のシステム（会計、販売管理 等）が消費税に対応可能かどうか、事前の確認・準備が必要です。

 

2014年に向けて具体的には何をすれば良いのか解らない・・

 

そんな時はＴＯＭＡにご相談下さい！
最適な製品・スケジュールをご提案させていただきます！

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

『儲かる経理』になるための10か条セミナー 7月18日（木）開催

～今こそ変身！すぐに実践できるノウハウ公開～

経営者・幹部・総務経理責任者対象

多くの顧問先で成果を上げた会計・給与・販売仕入・在庫・資金繰り等の管理システムの導入実績や運用指導の経験を通じて実証された、すぐに効果の出る経理改善のノウハウを10か条にして惜しげもなく公開します。

2013年7月18日（木）　15:00～17:00　（受付14:30～）

即実行できることばかり！

事務作業中心の『儲からない経理』はもう卒業！
会社の成長に貢献するための経理へ転換しましょう！これを聴けば、具体的に何を改善したらよいか？が明確になり、セミナー直後からすぐ実践できます！本セミナーで、あなたの会社の経理合理化レベルをチェックしてみましょう！

ＩＴ×業務改善のベストミックスが会社を救う！　～結果を出すための特効薬～

「IT投資したけれど上手に活用できているのかどうか…」というお悩みをお持ちの経営層の方々はいらっしゃいませんか？

多くの中小企業ではまだＩＴを取り入れた経営に成果を見出せていないようです。会計ソフトを導入するために担当の経理社員を採用するなどの話も耳にします。それでは、本末転倒ですよね。IT投資をしても業務のやり方を変えない限り、業務の生産性向上は実現できないということを、まず認識しておく必要があります。

↑　前回のセミナー風景です。

詳細内容

セミナータイトル	『儲かる経理』になるための10か条セミナー　（共催：（株）アイル）
開催日時	7月18日（木）15:00～17:00（受付14:30～）
開催場所	東京都千代田区丸の内１－８－３ 丸の内トラストタワー本館３階 TOMAグループセミナールーム 東京駅八重洲北口 徒歩２分
参加費	無料
定員	50名様(先着順)
講師	ＴＯＭＡコンサルタンツグループ 株式会社 理事 部長 持木 健太 （IT経営コンサルタント）
内容	1.キャッシュレスは一石二鳥 2.何でもまとめてやるのが合理化の第一歩 3.付加価値を生まない重複作業は絶対にしない 4.属人化は廃止！誰でもできる仕組みを作る 5.経理だって利益を創出できる 6.組織力を向上させる管理会計の実践 7.問題点の早期発見は、小さく管理がポイント 8.目標管理と人事制度の整備が人を育てる 9.やはり重要！全社最適のシステム構築 10.失敗しない業務改善の進め方
お問い合わせ	ＴＯＭＡコンサルタンツグループ株式会社 担当　宮下・高木 TEL　03-6266-2561　メール　[email protected]

 

オフィスのコスト削減 vol.3

前回、オフィスのコスト削減vol.2では、 電話・複合機の、経費削減をテーマとさせて頂きました。
今回、オフィスのコスト削減vol.3としましては、
インターネットバンキングの紹介をさせて頂きます。

インターネットバンキングとは、銀行との取引を、ＰＣを使って、インターネットで行うことが出来るシステムの事をさします。
※ 今回のシステムは、電話回線を用いたシステムではありません。

【簡単・便利・お得】
そんなインターネットバンキングシステムを導入してみませんか？
毎月の維持コストが非常にリーズナブルな提案となっております。
※　ゆうちょ銀行と連携するシステムを利用します。

インターネットバンキングの主な用途としては、
１．従業員への給与振込
２．取引先への振込
３．入金情報を素早く入手
などで、ご利用されていると思われます。
毎月の

固定コストを削減

してみませんか？

TOMAの提案するインターネットバンキングは、
１．毎月の使用料金：3,150円
２．送金・振込の手数料削減を図る。
３．毎月の集金業務を、自動引き落としにし、入金業務の効率化を図る。
４．毎月の紙による請求書の発行業務を、
　　WEB明細にし、発送業務の効率化と郵送費の削減を図る。
以下、弊社の提案するシステムを利用した際のコスト削減例です。

削減額（年間）で、130万円以上のコスト削減となりました。

件数が多ければ多いほど、コスト削減効果大です！！
守りの総務から、攻めの総務へ、changeしてみませんか？
お気軽にお問い合わせください
電話　03-6266-2528　　　ITｺﾝｻﾙ課　橋本・持木