今回から、各種議事録の意義や作成のポイントについてお伝えします。
会社が株主総会や取締役会を開催した場合は、その議事録を作成し、保存しておく必要があります。
では、なぜ議事録が必要なのでしょうか。
1)法律で作成・保存の義務が規定されている
会社法では、株主総会及び取締役会の議事録の作成・保存が義務づけられています
(会社法318条、369条)。
議事録に、記載すべき事項が記載されていなかったり、作成した議事録が本店に10年間保管されていない場合、
取締役等は100万円以下の過料に処せられることがあります(会社法976条)。
2)議事録が税務調査等で証拠になることがある
万が一、裁判で訴えられた場合や、税務調査の際は、
争点になっていることについて株主総会や取締役会で実際に審議・決議されたかどうかが
問題になることがあります。
議事録はその証拠となりうる重要な書類です。
例えば、税務調査の際、役員報酬等の増額を決めた株主総会議事録等がないことで、
その損金算入が認められない可能性があります。
3)多額の融資の際に必要
会社が多額の借入を行う場合は、取締役会の決議が必要です。
したがって、企業が多額の融資を申し込む際、
金融機関側は議事録で取締役会の承認を経たことを確認します。
4)登記の際には議事録の添付が必要
商業登記をする際は、議事録を添付しなければなりません。
◆議事録の記載事項
①開催日時と場所
②議事の経過の要領とその結果
③株主総会、取締役会で出た意見または発言の内容
④出席した取締役等の氏名
⑤議長の氏名
⑥議事録作成に携わった取締役の氏名、
などを記載します。
単に記録するだけでなく、審議の実態を記載して作成する必要があります。
◆コーポレートガバナンスの観点から
大企業、中小企業に関わらず、
株主や取締役がそれぞれの権利や意見を主張することで、
スムーズな経営ができなくなることがあります。
会社としては、法令で定められていることを守り、足場を固めることが必要です。
議事録の作成・保存はすぐにできることのひとつです。
まずは、できることからスタートし、経営基盤を強化して
みてはいかがでしょうか。
TOMA行政書士法人では、議事録の作成サポートやコンサルティングを行っております。
お気軽にお問い合わせください。
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