パートやアルバイトを採用する際に必要な提出書類の種類として、一
般的に次のように分けられます。
・社会保険手続や税務上の処理で必要とするもの
・会社の労務管理上で必要なもの
パートやアルバイトであっても、労働時間および労働日数が正社員の
４分の３以上であれば、社会保険への加入義務が生じます。この場合、
年金手帳が必要になります。また、１週の労働時間が２０時間以上の場
合には雇用保険への加入も必要になりますので、採用するパート・アル
バイトが以前雇用保険に加入していたことのある場合には、雇用保険証
も必要になります。
税務上、提出が必要な書類としては源泉徴収票や扶養控除申告書が
挙げられます。パートやアルバイトだからといって、年末調整をしないとい
う定めはありませんので、これらの書類の提出を求める必要があります。
次に、会社の労務管理上で必要なものに関しては、むやみに提出を求
められないので、書類の必要性を十分に理解してから求める必要があり
ます。代表的な書類として、次のようなものが挙げられます。
・雇用契約書
・住民票記載事項証明書
・誓約書
・身元保証契約書
・通勤経路申請書
・運転免許証の写しなど免許・資格を証明する書類
まず雇用契約書についてですが、労働契約自体は、口頭でも成立しま
すので、必ずしも書面で行う必要はありませんが、たとえパート・アルバ
イトであっても、労使トラブル防止の観点から書面で交わしておくのが望
ましいです。雇用契約書がないと、労使トラブルが起きた際、証明したい
労働条件を証明できなくなってしまいます。また、労働基準法上において、
賃金や労働時間など労働条件の一部に関しては書面で明示しなければ
ならず、雇用契約を口頭で行ったとしても、社員を採用する際には書面
で労働条件を明示する必要性がありますので、雇用契約書に労働条件
を一緒に記載すると合理的です。
次に、パート・アルバイトの住所に虚偽がないか居所を確認するための
書類として住民票記載事項証明書がありますが、これは、パート・アルバ
イトだからこそ、提出を求める必要性があると思います。突然パート・アル
バイトが来なくなったり、パート・アルバイトとの間でトラブルが起きた場合
などにおいて連絡がつかないということこが多いので、この書類があれ
ば、居所を突き止めやすくなります。パート・アルバイトは住民票に記載
されている住所と現住所が異なる場合が多く、住民票の住所が実家に
なっているケースも少なくありません。しかし、このような場合、トラブルが
起きたときに、本人と連絡が取れなくても、家族と連絡がつくことで、トラブ
ル解決の糸口になります。 パート・アルバイトでは身元保証契約（後述）
を締結することが少ないので、この「住民票記載事項証明書」が役に立つ
場面は多いと思われます。 さらに、満１８歳未満の年少者を雇う場合に
は年齢確認書類を備え付けるように労働基準法で規定されています。この
場合、「住民票記載事項証明書」を備え付ければ足りるとされていますの
で、満１８歳未満の年少者を雇う場合には、必然的に「住民票記載事項証
明書」が必要になります。
よく、「住民票記載事項証明書」の代わりに「住民票」や「戸籍謄本（抄
本）」の提出を求めていることがあります。これらの書類には、本籍地が記
載されており、近年の同和問題の観点から、本籍地の記載を求めないよう
にとの行政の指導が行われていますので、本籍地の記載がない「住民票
記載事項証明書」にするようにしてください。
最近ではよく、在職中や退職後の会社情報の漏洩や兼業や競業避止を
約束させるために「誓約書」を提出させることがありますが、昨年11月に不
正競争防止法が改正され、会社情報の漏洩に関して対象となる情報や有
効期間等を具体的に決めたものでなければ、誓約書に違反して情報を漏
洩させたとしても、違反の効力を問うことができなくなっています。
パート・アルバイトは兼業をしているケースが少なくありませんので、他
者に企業秘密やノウハウが流出してしまう機会は多いと思われます。パ
ートやアルバイトの職務が機密に触れることの少ない職務だからといっ
て油断していると、パソコン等で簡単に顧客情報等が盗まれることもあり
えますので、パート・アルバイトにも誓約書を取り交わすことの意味は大き
いと思われます。
「誓約書」といえば、この他に兼業や競業避止に関して取り交わす場合
がありますが、パート・アルバイトですので、兼業をしているケースは多く、
募集時に兼業を制限してしまうと、人材が集まらずに人手不足に陥るこ
とも考えられますので、兼業や競業避止に関する誓約書は不要と思わ
れます。
身元保証契約書は、従業員の会社に対する債務不履行・不法行為な
どから生じる損害賠償責任を身元保証人が担保するために必要なもの
です。身元保証契約は期間の定めのない場合、最長で３年であり、期間
を定めた場合でも、最長で５年です。
身元保証契約は更新が可能ですが、自動更新は認められていないの
で、改めて契約を締結する必要があります。そして、従業員の職務や職
場が変更になったり、従業員に不誠実な行為があった場合で、身元保
証人の責任が加重になったり、監督が困難になってしまう場合は、会社
は身元保証人に対してこれらの事項を通知しなければならず、通知を受
けた身元保証人は将来に向かって契約を解除することが可能になります
ので、この場合、新しい身元保証人と契約を締結しなおす必要があるこ
とにも注意しなければなりません。
このように、パート・アルバイトとのトラブルが発生した際の保険的意味
合いがありますので、契約を交わすことが望ましいですが、パート・アルバ
イトの雇用期間の長さから予想されるトラブルの可能性やメンテナンスの
手間を考えると、身元保証契約を交わさないほうが、実務上は円滑な労
務管理ができるかと思われます。必要があるとすれば、未成年者を雇用
する場合に、親権者と身元保証契約を締結する程度がいいかと思われま
す。
この他、通勤経路申請書や運転免許証など、給与計算や職務を遂行す
るために必要とする書類を必要に応じて求めればよいでしょう。
お尋ねします。
この４月から４時間勤務で、週５日の勤務をしますが、健康診断証は必要必要でしょうか？
Wワークをしますが、もう一社は其処で健康診断をしてくれます。
（２０時間以上勤務の為雇用保険もあり）
ずるいかも知れませんが、診断書のコピーは通用しないでしょうか
？
投稿情報: Wワーク | 2011年3 月31日 (木) 11:55
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投稿情報: 美 | 2012年9 月 4日 (火) 05:16
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