<請求書を業者別や内容別に分類しない>
書類は、あとから探す人の見方や考え方によって分類方法が変わります。 支払い済みの請求書は、会社によってファイルの仕方がちがいます。 部門ごとに業者別に分類したり、50音順に並べたり、プロジェクト単位でまとめたり、分類の仕方はさまざまです。 A、分類は時間と手間のムダ 野口悠紀雄先生の『「超」整理法』(中公新書)によると、書類を分類するには、 手間と時間がかかるが、保存した資料のほとんどは、使われないのだそうです。これは、経理関係の資料にも、そのままあてはまります。 また、人間の脳は、時間的な記憶力には優れているので、資料は、分類せずに、 時間順に並べておくのがいいようです。 したがって、経理関係の書類も、業者別や内容別に分類せずに、支払い順にファイルするのが合理的です。 B、請求書は振込票と一緒にファイルする 取引先からの請求書は、支払ったときに、銀行の振込票と一緒にファイルします。 実際にやってみると、ファイルするのに分類しなくて済みますので、時間がかかりま せん。会社の支払い基準が決まっていれば、何月分をいつ支払ったのかはスグにわか りますし、毎月支払い日が決まっていれば、探すところもハッキリしています。 過去の資料をあとで探すことはほとんどありませんが、問い合わせがあったとして も、対応に困ることはありません。
(BY GOTOKU-Style)
※ 藤間事務所は、代表・税理士児玉尚彦氏が主催する「経理合理化プロジェクト」のプロジェクト推進事務所です。本文は税理士児玉尚彦氏の著書『キャッシュレス、伝票レス、社員レス!ココまでできる経理の合理化』、『「儲かる経理」に30日で変わる究極の方法』から引用しています。